Devoteam kan skytransformasjon. Vi ble i 2023 årets Microsoft og Google-partner i Europa. I tillegg er vi Googles foretrukne partner på sikkerhet og maskinlæring (ML).
Devoteam var tidlig involvert i skytransformasjonsprosjekter, og har blant annet hjulpet over 50 store kunder lykkes med Google Cloud i Norge. Basert på prinsipper som automatisering, forhåndsdefinerte designbeslutninger, implementering som kode, zero trust og repeterbarhet migrerer vi virksomheter samtidig som menneskene ivaretas. Dette fører til vesentlig styrking av virksomhetenes konkurransekraft og sikrer at de operere trygt i skyen.
For å bruke denne opparbeidede kompetansen på skyreiser skal vi gjennom 5 artikler belyse ulike aspekter ved skyreisen og hvilke elementer vi mener det er essensielt å håndtere som en del av en vellykket skytransformasjon. I vår andre artikkel ser vi på «Hvordan forberede organisasjonen for suksess».
2. Hvordan forberede organisasjonen for suksess
For en organisasjon består skyreisen av en rekke komponenter. Enkelt sett kan man si at vi skiller mellom skyreisen for en sluttbruker (som for eksempel M365, Google Workspace eller Copilot), og skyreisen med å flytte infrastrukturen opp i skyen. Begge typer skyreiser krever endringer i organisasjonen for å skape verdi av investeringen, men gjennom bruk av ulike virkemidler. Reisen mot full skytransformasjon krever mer enn bare tekniske ferdigheter. Det krever grundig forberedelse av organisasjonen som helhet. Først og fremst innebærer dette å skape et engasjement på alle nivåer for endringene, og mulighetene organisasjonen står ovenfor. Blant annet gjennom kulturelle endringer og tillit bygget på kommunikasjon og lederskap.
Vi tror at for å lykkes er det nødvendig å fokusere på fem nøkkelfaktorer for å forberede organisasjonen på skyreisen:
- Bygge en endringskultur
- Skape engasjement og involvering blant de ansatte
- Bygge tillit gjennom god kommunikasjon
- Bruke ledere som rollemodeller
- Investere i opplæring og kompetanseutvikling
Bygge en god endringskultur
En av de fremste og mest avgjørende stegene i forberedelsen til skytransformasjon er å bygge en organisasjonskultur som omfavner endring. Dette krever en innovasjonskultur der ansatte oppmuntres til å være åpne for nye ideer, lære av feil, og kontinuerlig forbedre seg. I tillegg kreves det en kultur der de ansatte opparbeider seg evnen til å ta inn over seg nye konsepter og både adapterer og internaliserer konseptene. Ledere må være tydelige på viktigheten av endringen og skape et miljø der innovasjon og eksperimentering blir verdsatt og belønnet.
Det å etablere et felles mål og visjon for transformasjonen, og sikre at dette er forstått og akseptert av alle, er essensielt. Videre bør ledere oppmuntre til en kultur der det er trygt å ta risiko, og hvor feil blir sett på som læringsmuligheter. For de ansatte i IT-avdelingen i organisasjonen vil den kulturelle endringen være størst. Det er derfor viktig at man bruker tid på å definere «hvordan man gjør det hos oss», spesielt i denne delen av organisasjonen1.
Fremme engasjement og involvering
Engasjement fra de ansatte er avgjørende for suksessen til en skytransformasjon. Organisasjoner bør oppmuntre til åpen kommunikasjon og aktiv deltakelse fra alle nivåer. Dette kan inkludere workshops, opplæringssesjoner og fora hvor ansatte kan dele ideer og bekymringer. Ved å involvere ansatte i beslutningsprosesser og gi dem eierskap i transformasjonen, øker sjansene for suksess betydelig.
En undersøkelse gjennomført av NHH i 20172, fant at bruken av reell involvering av ansatte som middel for å øke engasjement for endringen de skal gjennom, øker sannsynligheten for at man lykkes med over 50%. Det er en rekke grep man kan ta for å fremme engasjement og involvering. Disse inkluderer aktiviteter som workshops for å identifisere lavthengende frukt og utfordringer. Felles aktiviteter som bygger målbilde, for eksempel har vi selv opplevd stor nytte av metoden Lego Serious Play. En tredje måte kan være å involvere ansatte i å prioritere hvilken funksjonalitet som bør komme først.
Bygge tillit gjennom god kommunikasjon
Tillit er en nøkkelfaktor i ethvert vellykket transformasjonsprosjekt. Organisasjonsledere må kommunisere tydelig om hensikten bak skytransformasjonen, fordelene den vil medføre og de utfordringene som kan oppstå underveis. Åpenhet om beslutningsprosesser, ressursallokering og potensielle konsekvenser vil bidra til å bygge tillit blant ansatte og redusere motstand mot endring. Det er også viktig å etablere klare kanaler for tilbakemelding og dialog, slik at ansattes bekymringer og spørsmål kan bli adressert. Husk at motstand kan gi viktig innsikt i mulige forbedringer. For å bygge tillit gjennom kommunikasjon foreslår vi at man legger opp til en todelt kommunikasjonsstrategi.
Som et første steg i strategien bør man utarbeide en kommunikasjonsplan med hensikten å bygge bevissthet og forståelse for grunnleggende skykonsepter og å oppmuntre til adopsjon av de nye praksisene som skal implementeres. Konkrete kommunikasjonshendelser kan for eksempel være nyhetsbrev med informasjon, fysiske møter med foredrag om ulike sider ved skyreisen eller andre formater som fremmer suksesshistorier og bygger tillit til at målbildet for skyen er oppnåelig og riktig for organisasjonen. Som det andre steget i kommunikasjonsstrategien bør man evaluere og måle kommunikasjonsaktivitetene for å kunne gjøre tilpasninger til budskap, målgruppe og hensikt.
Det er avgjørende å etablere en organisasjonskultur som omfavner endring, ledet av tydelig kommunikasjon og støtte fra ledere, for å sikre suksess i skytransformasjonen.
Å oppmuntre til åpen kommunikasjon, workshops og deltakelse i beslutningsprosesser bidrar til økt engasjement og suksess i skytransformasjonen.
Opplæring i skyteknologi, selvstudium og opprettelse av interne ressurser er nødvendig for å forberede organisasjonen for skytransformasjon, og det er viktig å tilpasse opplæring til ulike roller.
Involvere ledere som rollemodeller
Ledere spiller en avgjørende rolle i å motivere og inspirere ansatte til å omfavne skytransformasjonen. De må fungere som rollemodeller ved å demonstrere en positiv holdning til endring, være villige til å lære nye ferdigheter og aktivt støtte og oppmuntre sine team. Ledere bør også være tilgjengelige for å svare på spørsmål, adressere bekymringer og gi støtte til ansatte gjennom hele transformasjonsprosessen. Ved å vise integritet og empati, kan ledere bygge, og inspirere, tillit og engasjement blant sine ansatte. Man bør samtidig notere seg at dette medfører redusert kapasitet til andre gjøremål. Det handler ikke om å gjøre mer, men å ha de riktige prioritetene. Selv om lederens rolle er essensiell for å bygge en god organisasjonskultur og bygge tillit og sette retning for organisasjonens skyreise er det også viktig å huske at organisasjonskultur, og endring av organisasjonskultur, er ikke noe ledere kan påvirke alene.
Kultur handler om den felles tankegangen og handlingsmønsteret i organisasjonen, men ledere fungerer som rollemodellene for denne kulturen og er derfor de viktigste bidragsyterne til endringen3. Et fellestrekk vi har sett hos flere av virksomhetene som lykkes med dette er at lederskapet utøves aktivt ved å være tilgjengelig og dele medarbeidernes reise i endringen.
Investere i opplæring og kompetanseutvikling
Opplæring og kompetanseutvikling er nøkkelfaktorer i forberedelsen av organisasjonen for skytransformasjon. Dette kan innebære å tilby formell opplæring i skyteknologi og digitale ferdigheter, samt å oppmuntre til selvstudium og eksperimentering. Organisasjoner bør også vurdere å opprette interne ressurser og eksperter som kan veilede og støtte ansatte gjennom transformasjonen. Ved å investere i ansattes ferdigheter og kunnskap, kan organisasjoner sikre en jevn overgang til skyen og maksimere avkastningen på investeringen. Dette gjør det også enklere for de ansatte å identifisere nye gevinster assosiert med skyen. Når man setter opp et opplæringsløp for skyreisen er det viktig å ta inn over seg at det er flere enn de ansatte i IT-avdelingen som kan ha behov for opplæring. Vi foreslår derfor at man tilbyr basisopplæring i skykonsepter og skreddersyr flere opplæringsveier for å hensynta de ulike rollene og behovene på tvers av organisasjonen. Verktøyene som brukes i arbeidet med ferdigheter og kunnskap bør tilpasses de ansattes forutsetninger og virksomhetens kultur. Her er det viktig å tenke kreativt for å sikre god oppslutning rundt tiltakene. Eksempler på dette kan være gamification, konkurranser, rene audiobaserte kurs osv.
Oppsummering
Forberedelse av organisasjonen for skytransformasjon krever altså en helhetlig tilnærming som inkluderer å bygge en kultur som omfavner endring, fremme engasjement og involvering blant ansatte, bygger tillit gjennom kommunikasjon og lederskap, involvere ledere som rollemodeller og investere i opplæring og kompetanseutvikling. Ved å fokusere på disse nøkkelfaktorene og legge til rette for en støttende og inkluderende transformasjonsprosess, kan organisasjoner legge grunnlaget for en vellykket og smidig overgang til skyen. Selv om dette er aktiviteter som koster både i rene midler og redusert kapasitet hos virksomheten er dette investeringer som vil gi svært god avkastning på lang sikt4 .
Ønsker du bistand i skytransformasjonsprosjektet?
Vi hjelper deg med å snu utfordringer til nye forretningsmuligheter, og utnytte hele potensialet i digital endring.
Kilder
1 Deal og Kennedy (1982)
2Masteroppgave ved NHH (2017) https://openaccess.nhh.no/nhh-xmlui/bitstream/handle/11250/2454051/masterthesis.PDF?sequence=1
3NTNU (2020): https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Organisasjonskultur+-+for+ledere
4Devoteam (2023): https://no.devoteam.com/eventer/devofrokost-forretningssystemer-en-skyreise-uten-endring-gir-ingen-gevinster/
