Datadrevet, automatisert og skybasert for Strawberry

Målet er å doble antall hoteller og øke lønnsomheten. På veien dit har tusenvis av ansatte i konsernet fått en enklere hverdag med nytt skybasert lønnssystem.

Elsebeth Rivertz er Vice president for SSC Finance i Strawberry. Hun har ledet arbeidet med å fornye forretningssystemer for hele Nordic Choice konsernet. 

– I hotellbransjen er det mange gammeldagse systemer og mye manuell håndtering. Lønnssystemet er ofte det som kommer sist på lista over ting som skal byttes ut. Det systemet vi brukte var ved livets slutt, så vi måtte faktisk bytte, forteller Rivertz. 

Strawberry består av 230 selskaper med rundt 18 000 ansatte, ca 80 norske selskaper. Det nye lønnssystemet måtte kunne brukes på tvers av land i hele Norden, i et komplekst økosystem med store mengder masterdata:  

– I Strawberry kan du være ansatt på flere hoteller samtidig. Vi har mange ulike stillingsandeler og ansatte som jobber til forskjellige tider, på forskjellige avtaler. De har en fantastisk mulighet til å utvikle seg i konsernet, og gode karriereveier. Vi ønsker at folk kan begynne å jobbe hos oss som badevakt eller kokk, og bli administrerende direktør hvis de har den riktige innstillingen, påpeker Rivertz.

Endring og vekst er dypt forankret i bedriftskulturen  

Ambisjonen er å doble antall hoteller innen 2030, og øke lønnsomheten uten en proporsjonal økning i bemanningen. Fornyelse av forretningssystemer er en nøkkelfaktor for å støtte vekst og økt kompleksitet.  

– Vi måtte endre hvordan vi tenkte, for om fem til syv år skal vi kanskje kjøre lønn for dobbelt så mange selskap som i dag.   

Sammen med ekspertene i Devoteam la Strawberry ut på en digital reise for å finne ut hva som var mulig. De ville ha folka sine med fra start, gikk bredt ut og inviterte til inspirasjonsdager. 

Rivertz forklarer at de ønsket at de ansatte skulle føle seg like prioritert som hotellgjestene i hele prosessen. Det handlet like mye om intern motivasjon som vekst. 

– At vi tok oss tid til å involvere så mange har gjort at vi har lykkes så godt, mener Rivertz. 

Det handler om mennesker og kultur, fortsetter hun:

– Vårt motto er “Med energi, mot og begeistring skaper vi en bedre verden sammen”. Petter Stordalen sprer dette hver dag og lever det i aller høyeste grad, det smitter over på alle andre. Det gjennomstrømmer hele organisasjonen, et brennende ønske om å bidra og hjelpe. Vi får veldig drahjelp av å ha en kultur som gjør at vi synes det er gøy med endring og vekst.

Dette intervjuet kan du høre i sin helhet i vår podkast:

Har innført felles prosesser for hele konsernet 

Strawberry har gjort et kjempeløft for å bli datadrevne og automatiserte i alle ledd.  

– Vi måtte endre hvordan vi tenkte, for om fem til syv år skal vi kanskje kjøre lønn for 100 eller 200 selskaper. Det krever en helhetlig prosess. Jeg er ekstremt fornøyd med systemet, det gir teamet vårt mulighet til å jobbe på en helt annen måte. Vi får høyere datakvalitet, og vi kan ivareta sikkerhet i våre persondata på en god måte, påpeker Rivertz. 

Fra en lønnskjøring per selskap, har de nå fått en felles lønnsprosess for alle selskapene. Tiden for å gjennomføre hele prosessen er drastisk redusert. Viktig læring er at en aldri kan være for tidlig ute med informasjon og kommunikasjon.   

– Hvis du vil skape endring så må du få med deg folk. Et system er ikke bedre enn de som benytter det, og hvordan vi faktisk jobber i det nye systemet. Vi må sikre at de nye arbeidsprosessene vi lager er effektive og at vi får mer ut av dem, forteller Rivertz. 

Prinsipp om å være selvhjulpen 

De ansatte går selv inn i en app i systemet og oppdaterer sine persondata. 2 000 ledere fikk skreddersydd opplæring i appen. I tillegg lagde de egne webinarer for lederne samt læringsmoduler for de ansatte, som de kan gjennomføre digitalt når det passet dem.  

– Vi har fått en helt ny arbeidshverdag. Nå jobber vi to og to på alle oppgaver. Vi er mindre avhengig av enkeltpersoner, det gjør det mindre sårbart noe som er viktig i et konsern. Systemet gir også innsikt på en helt annen måte. Vi kan se på kjønnsbalanse, alderssammensetning og sykdom ned på regioner, og gjøre tiltak basert på innsikten.  

Hva var overraskende underveis?  

– Det var hvor lang tid det tar å bli datadrevet. En av nøklene til at systemet skal fungere godt er å sikre at dataene faktisk flyter. Å sikre at dataene kommer fra rett kilde til rett tid, det tok mye mer tid enn vi trodde det skulle gjøre.  

Det nye systemet har allerede gitt ringvirkninger i Nordic Choice konsernet. Rivertz ser nå på videre muligheter for å digitalisere og har identifisert flere behov for å modernisere på andre områder. Øverst på ønskelista er å få på plass et system for bedre timefangst og timeplanlegging, noe som vil spare tid for alle ansatte og ledere på alle hotellene.  

– Det vil være en mye større gevinst for oss på sikt, avslutter hun.