Det strategiske valget som ga den gode endringen

Endringslederen er en viktig forutsetning for suksess i moderniseringen av HR- og lønnssystemet hos en av Norges mest spennende virksomheter.  

Kongsberg Satellite Services (KSAT) er en verdensledende leverandør av bakketjenester for satellitter i polar bane, og mye av virksomheten er konsentrert til nordområdene. 280 antenner på 27 stasjoner laster ned data som brukes til alt fra miljøovervåking og geolokalisering av for eksempel skip til navigasjonsformål, til værmeldinger og kommunikasjon i Arktis. Selskapet har verdens største bakkestasjon i Longyearbyen, og eies av nærings- og fiskeridepartementet og Kongsberg-Gruppen. 

– Vi er et viktig bindeledd mellom jorden og verdensrommet, sier HR-direktør Therese Kristiansen som har lang bakgrunn med forretningssystemer fra mange år innen økonomi, regnskap og administrasjon.

Systemene må støtte veksten i selskapet 

KSAT har rukket å bikke 400 ansatte. 

– Da jeg startet for fem år siden var vi 150. Veksten avtar ikke, vi skal fortsette å ansette, sier hun.

Veksten stiller tydelige føringer til den digitale infrastrukturen og modenheten i forretningssystemene.  

– Vi er et høyteknologisk selskap som ligger langt fremme i romfartsindustrien og er en av de største tilbyderne i våre markeder. De digitale tjenestene må være av høy kvalitet, og det skal være lett å bruke systemene uansett hvor de ansatte befinner seg. 

Selskapet jobber kontinuerlig med sin digitale transformasjon, der utfordringen er å skalere fra å være en gründerbedrift til å møte de kravene som stilles en moden og etablert organisasjon.  

– Hensikten er å bygge trygge og robuste prosesser som er fremtidsrettede og hever produktiviteten i organisasjonen.

Samlet alt i nytt HR- og lønnssystem 

Devoteam har bistått KSAT på mange områder i deres skyreise, deriblant å løfte infrastrukturen til Microsoft Azure. Kristiansens ansvar har vært å innføre et nytt system for HR og lønn – Human Resource Management (HRM) på engelsk.  

– Vi ønsket å samle HR-prosessene i én plattform slik at de ansatte skulle slippe å måtte logge seg på mange steder for å løse oppgaver knyttet til arbeidsforholdet. Ønsket var å finne ett standardsystem for HR som løste alle oppgavene, og så bruke integrasjoner mot andre systemer som ERP, og inn mot den sentrale infrastrukturen, sier hun.  

Systemet de valgte er fra en stor og anerkjent global programvareleverandør, som har de funksjonene som støtter selskapets ønsker inn i fremtiden.  

Programvaren leveres som en tjeneste. Ledere og ansatte bruker den til å håndtere alle forhold knyttet til ansettelsesforholdet som:  

• Lønn, godtgjørelser reiseregninger og utgiftrefusjoner  
• Personalarkiv, ferieoversikt og timeregistrering  
• Sykemeldingsarkiv og fraværsrapportering  
• Rekruttering, onboarding og offboarding  
• E-læring og faglige utviklingsmoduler 
• Støtte for ledere for å legge til rette for faglig utvikling for medarbeiderne 

– Plattformen skal gi merverdi til både ansatte og ledere.  Ved å digitalisere og effektivisere får alle mer tid til å gjøre det de faktisk skal, og til de oppgavene de faktisk har lyst til å gjøre, sier hun.

Suksessen ligger i forarbeidet 

En av de viktigste målene med prosjektet er å få bedre kontroll på data.  

– Vi ønsket å samle alle våre HR-relaterte masterdata i ett system og sikre at vi hadde god kvalitet på datasettene. Det er vanskeligere å gjøre gode analyser og skape bedre beslutningsgrunnlag om informasjonen ligger spredt, fremhever hun. 

Underveis i prosjektet har de levert på tid og innenfor gitte kostnadsrammer. Kristiansen mener den viktigste årsaken er at de gjorde et grundig stykke forarbeid.  

– Vi brukte god tid på å kartlegge behov ved å snakke med våre kolleger og samle så mye informasjon som mulig om deres ønsker og behov, sier hun. 

Devoteam har fulgt hele prosessen. De har bistått med grunnarbeidet, gitt tydelige anbefalinger underveis i prosessen, hjulpet til med anskaffelsesprosessen, og lagt rammene for implementeringen.

– Det er komplekst å innføre nytt system og det er ikke teknologien som er utfordringen. Vi ønsket en partner som kunne strukturere opp prosjektet og hjelpe oss å formulere en tydelig kravspesifikasjon.  Det er en trygghet å ha med ekspertise som jobber med slike prosesser daglig.

Fikk råd om å leie inn en endringsleder 

En av rådene var at KSAT skulle leie inn en endringsleder til å styre opp prosjektet. Dette for å sikre god fremdrift, ivareta at alle store og små oppgaver ble utført, og viktigst: Legge opp til en god prosess for å sikre at de ansatte fikk et ryddig og behagelig møte med nytt system og nye prosesser.  

– Endringslederen fra Devoteam kom inn da vi hadde valgt system. Det har vist seg å være en viktig investering for å sikre at vi på slutten av prosjektet sitter igjen med hva vi faktisk trengte. Vi har fått god hjelp til å ta riktige valg underveis, sier Kristiansen.

Den tekniske innføringen er ikke utfordringen med slike systemer. Utfordringen ligger i sikre at organisasjonen raskt blir komfortable med nye prosesser og rutiner. 

– Vi som eier ansvaret for systemet forstår hvorfor vi behøver en ny løsning og gevinstene det vil gi. For alle andre vil det være noe nytt som forstyrrer deres daglige virke, og noe en må sette av tid til å lære seg, sier hun. 

Siden vi mennesker av natur er skeptisk til endringer må god kommunikasjon prioriteres for å skape forståelse, forankring og aksept. Eierskapet til endringen må forankres i ledergruppen som må være forkjemperne for det nye.  

– Det er en krevende reise for en organisasjon fordi du er avhengig av å få med deg alle ansatte på endringen. Her har endringslederen vært viktig for å gi råd om hvem vi skal hente innspill fra, hvordan strukturere opp opplæringen, og hva som skal til for at vi lykkes med å jobbe mer effektivt. Fordelen med Devoteam er at de har rammeverkene som gjør at vi leverer raskere på dette, sier hun.

Hva er målet? 

Innføringen av systemet gjennomføres i tre faser: 

• Kartlegging og planlegging 
• Innføring og testing  
• Utrulling 

– Gjennom fasene jobber vi med innsikt, testing og dialog med ansatte og leverandøren av systemet. 

Hun mener en kritisk suksessfaktor er å sette seg et tydelig mål om hva man ønsker å få ut av prosjektet. Det gjør at en senere kan bekrefte at prosjektet har levert som forventet, eller bedre, opp mot forretningsmålene.  

– Ledestjernen for HR må være at det skal bli enklere og bedre for de ansatte, at endringen skaper større medarbeidertilfredshet og at de dyktige ansatte ikke ønsker å jobbe andre steder. 

Ledere skal oppleve at de får forutsetningene til å utøve enda bedre personalledelse.

Bruk tid og vær tydelig 

På spørsmål om råd hun vil dele med andre, er Kristiansen raskt ute med disse fem kjørereglene: 

• Vær grundig i forarbeidet, bruk tid. Snakk med de som berøres av endringen. 
• Hent inn bistand fra noen som er ekspert på slike endringsprosesser. 
• Bruk god tid på kravspesifikasjonen. Vær sikker på at du er tydelig nok. 
• Prioriter kommunikasjonen underveis. 
• Gjør ansatte til en del av løsningen. Folk er forskjellige og har ulike behov. Ta hensyn til dette. 

Underveis har KSAT brukt egne ansatte som mentorer inn i organisasjonen for å bistå med opplæringen.  

– Vi har utnevnt superbrukere som har hjulpet sine kolleger. Gitt at vi jobber i verdensrommet har vi treffende nok døpt disse til Jedier, sier hun og peker på en tydelig referanse til Star Wars filmene.

Hun peker på at opplæringen må struktureres slik at du har nok ressurser når henvendelsene kommer inn.  

– Du mister mye om du ikke er tilgjengelig når dine kolleger spør. Folk er forskjellige, og alle lærer ikke på den samme måten. Du må ha møteplasser, gjøre god informasjon tilgjengelig og sikre at det finnes ferdigheter ute i organisasjonen.  

Hun poengterer at det er samhandlingen som skaper suksessen.

– Endringer er krevende. Sørg for at dere skaffer dere hjelp fra noen som gir dere konstruktiv veiledning og hjelper dere gjennom hele prosessen. Vi har vært veldig fornøyd med bistanden fra Devoteam og kollegaene våre som har vist støtte hele veien, avslutter hun.