Digitalisering og automatisering har blitt sentrale drivkrefter for suksess i dagens hektiske verden. Det samme gjelder for HR, der bruken av teknologi har potensialet til å revolusjonere måten HR-teamene opererer på og støtter organisasjonens mål. HR Trend Institute rapporterer om en megatrend som har formet HR de siste årene – «fra teknologi som ‘Nice to have’ til teknologi som en viktig transformasjonsdriver.» Skiftet mot digitalisering og automatisering av HR-prosesser har blitt stadig viktigere, da 94% av HR-ledere er bekymret for organisasjonens evne til å levere på transformasjonsagendaen, ifølge Mercer’s Global Talent Trends undersøkelse.
Hva er digitalisering når det kommer til HR?
Digitalisering refererer til prosessen med å bruke teknologi for å forbedre og effektivisere HR-prosesser og tjenester. Dette kan inkludere alt fra å designe sømløse opplevelser for onboarding eller offboarding, til å bruke data og analyser for å få innsikt i ansattes atferd og prestasjoner.
Hva er automatisering når det kommer til HR?
Automatisering refererer til bruk av teknologi for å automatisere visse oppgaver eller prosesser. Dette kan inkludere alt fra å automatisere onboarding-prosessen til å automatisere registrering av ansattes tid og oppmøte. Ved hjelp av digitalisering og automatisering kan organisasjoner implementere enhetlige portaler der ansatte kan sende inn sine krav, og HR kan håndtere dem og styre sin aktivitet.
Hva er fordelene med HR-digitalisering?
Påvirkningen av digitalisering og automatisering på HR har vært betydelig. Ved å digitalisere HR-prosesser og tjenester kan organisasjoner forbedre ansattes opplevelse, øke effektiviteten og redusere kostnader. Dette skyldes at digitalisering muliggjør automatisering av repetitive oppgaver, som dataregistrering, lønnsbehandling, sporingsforespørsler og dokumentbevaring, slik at det frigjøres tid til mer verdiskapende aktiviteter som ansattes engasjement, talentstyring eller læring og utvikling.
Automatisering gjør det også mulig for HR-team å gi ansatte selvbetjeningsalternativer, som nettportaler for administrasjon av fordeler og forespørsler om permisjon, noe som forbedrer ansattes opplevelse og reduserer arbeidsmengden for HR-team.
HR-data blir i økende grad digitalisert, noe som betyr at det kan brukes mer effektivt enn tidligere. HR-avdelinger kan bruke mer nøyaktige data for å ta bedre beslutninger om personalstyringsproblemer, som rekruttering eller opplæring. Dette øker igjen tilfredshetsnivået og produktiviteten blant ansatte i organisasjonene.
Som illustrert i figur 1, jo høyere operasjonell effektivitet, desto bedre blir ansattes opplevelse.
Hva er fordelene for de ansatte?
HR er ansvarlig for onboarding-prosessen til en ansatt, fra rekrutteringsprosessen til den ansatte faktisk begynner å jobbe for selskapet. I mellomtiden må flere aktiviteter orkestreres: signering av kontrakt, startdato, opprettelse av ansatt i HR-systemer, opprettelse av ansatt i IT-systemer og levering av utstyr (bærbar PC, mobiltelefon og annet fysisk utstyr som trengs for jobben). Når orkestreringen av denne helhetlige prosessen blir sømløs, kan HR forsikre seg om at ingen handlinger er blitt glemt.
Noen lavverdige handlinger kan også automatiseres, slik at HR-teamet får tid til å fokusere på mer verdifulle oppgaver (for eksempel å ha samtaler med fremtidige ansatte for å sikre at de allerede føler seg inkludert). Dette er den første opplevelsen en ansatt har med organisasjonen.
På samme måte må offboarding-prosessen være sømløs og enkel. Det er den siste opplevelsen en ansatt har med organisasjonen sin, og den må være godt koordinert. Det skjer ofte at ansatte kommer tilbake etter noen år, og derfor er minnet av selskapet viktig.
Hva er fordelene for HR?
HR-teamene må frigjøre tid for å virkelig ta vare på de ansatte. Når lavverdige administrative oppgaver automatiseres, kan HR bruke tid på verdifulle aktiviteter.
I store selskaper er interaksjoner med HR veldig komplekse:
- Det finnes ingen enkelt kommunikasjonskanal (ansatte kan kontakte HR via e-post, telefon, meldingsapper eller ved å gå direkte til skranken).
- Ansatte har ikke en klar forståelse av hvilke HR-teammedlemmer som er ansvarlige for lønn/opplæring/permisjonsforespørsler.
- HR bruker mye tid på å rute forespørslene til rett person. De har ingen sporbarhet. Det kan skje at en forespørsel ikke blir håndtert riktig eller i tide, noe som kan skape misnøye blant ansatte.
- Å ha en plattform for ansattinteraksjon letter håndteringen av daglige aktiviteter (direkte tildeling av en forespørsel, oppfølging av fremdrift, dashboards for rask visualisering av viktig data).
Mer generelt gjelder også «talentkrigen» for HR-teamene. Organisasjoner må sørge for at HR-opplevelsen er attraktiv og moderne for ansatte, slik at de blir i selskapet.
Hvor begynner man med HR-digitalisering?
En av de viktigste verktøyene for digitalisering av HR er orkestrering. ServiceNow er et eksempel på en plattform som kan brukes til å automatisere og orkestrere HR-prosesser. Denne skybaserte plattformen gjør det mulig for HR-team å håndtere daglige aktiviteter, som onboarding, prestasjonsstyring og samsvar, i ett integrert system. Mer taktiske verktøy kan også implementeres, for eksempel en RPA-løsning, forutsatt at det er et sterkt samarbeid mellom IT og forretningsinteressenter. Dette forenkler ikke bare HR-prosessene, men forbedrer også nøyaktigheten og sikkerheten til dataene og gjør det mye enklere for de ansatte å navigere og få tilgang til HR-relatert informasjon.
Digital transformasjon har også påvirket HR når det gjelder data og analyse. Med økningen av programvareverktøy har HR-avdelinger nå tilgang til mer data enn noen gang. Disse dataene kan brukes til å ta mer informerte beslutninger, følge medarbeidernes engasjement og prestasjoner og måle effektiviteten av HR-initiativer.
Figur 2 illustrerer hvordan en plattform som ServiceNow kan hjelpe med å orkestrere HR-prosesser:
Devoteam støtter flere kunder i deres HR-transformasjoner. Basert på vår erfaring, anbefaler vi en pragmatisk tilnærming. Vi starter med én initial prosess for å demonstrere fordelene med digitalisering for HR-representanter, slik at de blir ambassadører for neste implementering. Onboarding-prosessen er ofte et godt utgangspunkt, da den er kompleks og involverer flere aktører. Endringsledelse er avgjørende for en slik transformasjon, da den vil påvirke både HR-funksjoner (nye prosesser og verktøy) og ansatte i en organisasjon (nye prosesser). Til slutt anbefaler vi en verdiorientert styring for å sikre at det som leveres møter forventningene.
Kundehistorie om HR-digitalisering
En av våre kunder hadde en manuell og tidkrevende onboarding-prosess. Handlingene tok lang tid, e-poster gikk tapt, og gjennomsnittlig tid for en nyansatt å motta sin bærbare PC var 10 dager. Nå mottar ansatte sin bærbare PC på dag én takket være prosessdigitalisering. En enkel matematisk beregning viser at kunden vår sparer 350 000 euro per måned (50 onboarding-prosesser per måned x gjennomsnittlig kostnad på 700 euro per dag x 10 dager).
Bør alt i HR automatiseres?
Som Jeff Goldblums karakter i Jurassic Park-filmen sier: «Your scientists were so preoccupied with whether or not they could, they didn’t stop to think if they should.» Etter vår mening bør ikke alle oppgaver automatiseres. Meningsfulle samtaler og beslutningstaking er fortsatt viktige og bør håndteres mellom mennesker, ikke mellom apper og mennesker. Finn balansen mellom automatisering og direkte interaksjon for å sikre at menneskene er øverst på agendaen og bidrar til total trivsel.
Konklusjon
Etter å ha blitt betraktet som en «støttefunksjon» i mange år, blir HR nå sett på som en «forretningspartner». Bedrifter investerer nå i sin HR-transformasjon for å gi dem mer kraft (internt/eksternt) og øke effektiviteten. Trender som «The Great Resignation» eller «Quiet Quitting» viser at bedrifter trenger HR for å beholde og tiltrekke seg fremtidige ansatte. Digitalisering og automatisering kan gi betydelige fordeler for organisasjoner, ved å frigjøre HR-team fra manuelle og gjentakende oppgaver, slik at de kan fokusere på mer strategiske aktiviteter.
