Hopp over innhold

Støtter ekstrem vekst med nytt HR- og lønnssystem

Tok i bruk «Jedier» da endringen skulle forankres i organisasjonen.

Vi ønsket å samle HR-prosessene i én plattform slik at de ansatte skulle slippe å måtte logge seg på mange steder for å løse oppgaver knyttet til arbeidsforholdet. Ønsket var å finne ett standardsystem for HR som løste alle oppgavene, og så bruke integrasjoner mot andre systemer som ERP, og inn mot den sentrale infrastrukturen.

Kongsberg Satellite Services (KSAT) er en verdensledende leverandør av bakketjenester for satellitter i polar bane, og mye av virksomheten er konsentrert til nordområdene.

– Vi er et viktig bindeledd mellom jorden og verdensrommet, sier HR-direktør Therese Kristiansen.

KSAT har rukket å bikke 400 ansatte.

– Da jeg startet for fem år siden var vi 150. Veksten avtar ikke, vi skal fortsette å ansette, sier hun.

Veksten stiller tydelige føringer til den digitale infrastrukturen og modenheten i forretningssystemene. Kristiansens ansvar har vært å innføre et nytt system for HR og lønn – Human Resource Management (HRM) på engelsk.

Kristiansen forteller om denne endringen på scenen på konferansen Forretningssystemer 2024. Les mer og meld deg på her.

Samlet alt i ett system

– Vi ønsket å samle HR-prosessene i én plattform slik at de ansatte skulle slippe å måtte logge seg på mange steder for å løse oppgaver knyttet til arbeidsforholdet. Ønsket var å finne ett standardsystem for HR som løste alle oppgavene, og så bruke integrasjoner mot andre systemer som ERP, og inn mot den sentrale infrastrukturen, sier hun.

Systemet de valgte er fra en stor og anerkjent global programvareleverandør, som har de funksjonene som støtter selskapets ønsker inn i fremtiden.

– Plattformen skal gi merverdi til både ansatte og ledere.  Ved å digitalisere og effektivisere får alle mer tid til å gjøre det de faktisk skal, og til de oppgavene de faktisk har lyst til å gjøre, sier hun.

 En av de viktigste målene med prosjektet er å få bedre kontroll på data.

– Vi ønsket å samle alle våre HR-relaterte masterdata i ett system og sikre at vi hadde god kvalitet på datasettene. Det er vanskeligere å gjøre gode analyser og skape bedre beslutningsgrunnlag om informasjonen ligger spredt, fremhever hun.

Underveis i prosjektet har de levert på tid og innenfor gitte kostnadsrammer. Kristiansen mener den viktigste årsaken er at de gjorde et grundig stykke forarbeid.

– Vi brukte god tid på å kartlegge behov ved å snakke med våre kolleger og samle så mye informasjon som mulig om deres ønsker og behov, sier hun.

Bruk tid og vær tydelig

KSAT leide inn en endringsleder til å styre opp prosjektet. Dette for å sikre god fremdrift, ivareta at alle store og små oppgaver ble utført, og viktigst: Legge opp til en god prosess for å sikre at de ansatte fikk et ryddig og behagelig møte med nytt system og nye prosesser.

– Endringslederen har vist seg å være en viktig investering for å sikre at vi på slutten av prosjektet sitter igjen med hva vi faktisk trengte. Vi har fått god hjelp til å ta riktige valg underveis, sier Kristiansen.

På spørsmål om råd hun vil dele med andre, er Kristiansen raskt ute med disse fem kjørereglene:

  • Vær grundig i forarbeidet, bruk tid. Snakk med de som berøres av endringen.
  • Hent inn bistand fra noen som er ekspert på slike endringsprosesser.
  • Bruk god tid på kravspesifikasjonen. Vær sikker på at du er tydelig nok.
  • Prioriter kommunikasjonen underveis.
  • Gjør ansatte til en del av løsningen. Folk er forskjellige og har ulike behov. Ta hensyn til dette.

Endringer er krevende. Underveis har KSAT brukt egne ansatte som mentorer inn i organisasjonen for å bistå med opplæringen. Hjelp fra noen som gir konstruktiv veiledning og hjelper gjennom hele prosessen er også svært verdifullt. Vi har vært veldig fornøyd med bistanden fra Devoteam og kollegaene våre som har vist støtte hele veien.

– I KSAT har vi utnevnt superbrukere som har hjulpet sine kolleger. Gitt at vi jobber i verdensrommet har vi treffende nok døpt disse til Jedier, sier hun og peker på en tydelig referanse til Star Wars filmene.

20. mars forteller 20. Mars forteller KSAT om denne endringen på scenen på konferansen Forretningssystemer 2024